Després de triar el disseny perfecte per a les vostres invitacions, arriba una pregunta inevitable: quan enviar les invitacions de casament?
El moment en què les envieu determinarà que els vostres convidats puguin organitzar-se amb temps, reservar la data i confirmar la seva assistència sense estrès.
A UAUU portem anys organitzant casaments a Barcelona i Catalunya, i hem comprovat que encertar amb el timing de casament marca la diferència entre una organització fluida i una cursa contrarellotge d’última hora.
Termini estàndard: quant de temps abans s’envien les invitacions de casament?
La regla general és clara: les invitacions de casament s’envien entre 2 i 3 mesos abans de la data de l’enllaç. Aquest marge permet que els convidats apuntin el dia a la seva agenda, s’organitzin per assistir i, el més important, us confirmin si hi seran presents.
Dos mesos és temps suficient perquè la majoria de persones gestionin els seus compromisos laborals, coordinin la cura dels seus fills si és necessari i planifiquin què posar-se. Tampoc és tant de temps com perquè la invitació caigui en l’oblit o es traspassi entre correu i factures.
Ara bé, aquest termini funciona quan la majoria de convidats viuen a la mateixa ciutat on se celebra el casament o en localitats properes. Si la vostra situació és diferent, els terminis canvien.
Casaments amb convidats que han de desplaçar-se
Quan organitzeu un casament a Barcelona i part dels vostres convidats viuen en altres comunitats autònomes o a l’estranger, necessiteu ampliar el marge. En aquests casos, el recomanable és enviar les invitacions entre 4 i 6 mesos abans de la celebració.
Per què tant de temps? Els vostres convidats hauran de buscar vols o bitllets de tren, reservar allotjament i probablement demanar dies lliures a la feina. Com més aviat rebin la invitació, més opcions tindran de trobar preus raonables i dates disponibles.
Per a casaments de destinació —aquells en què tant vosaltres com la majoria de convidats us heu de desplaçar a una localització especial—, el termini ideal s’allarga encara més. En aquests casos, 6 mesos és el mínim recomanable.
Un recurs útil en aquestes situacions és el save the date, que podeu enviar entre 8 i 10 mesos abans. Així aviseu de la data amb molta antelació, i més endavant envieu la invitació formal amb tots els detalls.
Casaments en temporada alta: estiu i Nadal
Si celebreu el vostre casament al juliol, agost o durant el pont de desembre, tingueu en compte que molts dels vostres convidats ja tenen plans de vacances o compromisos familiars. En temporada alta, el consell és avançar l’enviament almenys un mes més del que és habitual.
Un casament en ple estiu requereix que les invitacions s’enviïn amb 3 o 4 mesos d’antelació, perquè els convidats puguin encaixar el vostre enllaç al seu calendari de vacances. El mateix passa amb casaments a Nadal o dates properes a festius importants.
En la nostra experiència a UAUU, les parelles que organitzen casaments a l’estiu i envien les invitacions al març o abril obtenen un índex de confirmació molt més alt que aquelles que esperen fins al maig o juny.
Diferència entre save the date i invitació formal
Moltes parelles confonen aquests dos elements o creuen que només necessiten un. En realitat, compleixen funcions diferents i s’envien en moments diferents.
El save the date és un avís previ, informal, que simplement comunica la data i el lloc aproximat del casament. Sol enviar-se entre 6 i 10 mesos abans, especialment quan hi ha molts convidats que s’han de desplaçar o quan el casament cau en temporada alta. No cal que inclogui tots els detalls ni que tingui un disseny tan treballat com la invitació formal.
La invitació formal, per la seva banda, arriba després i conté tota la informació necessària: hora exacta, adreça completa del lloc de celebració, codi de vestimenta si n’hi ha, i targeta de confirmació d’assistència. Aquesta és la que s’envia en el termini estàndard de 2 a 3 mesos abans.
Fer servir ambdós elements és especialment útil quan organitzeu un casament gran amb convidats de diferents procedències. El save the date permet que reservin la data amb molta antelació, i la invitació formal arriba quan ja teniu tots els detalls tancats.
Quan encarregar les invitacions: producció i enviament
Decidir quan enviar les invitacions de casament implica també calcular el temps de producció. No n’hi ha prou amb saber quan voleu que arribin a les mans dels vostres convidats; heu de comptar cap enrere des d’aquesta data per encarregar-les a temps.
El procés de producció d’invitacions sol portar entre 2 i 4 setmanes, depenent del disseny, el tipus de paper i si hi incloeu elements com relleu, lacre o sobres folrats. Si opteu per invitacions personalitzades o amb acabats especials, el termini pot allargar-se fins a 6 setmanes.
A això heu de sumar el temps d’enviament si envieu les invitacions per correu postal. A Espanya, el correu ordinari pot trigar entre 3 i 7 dies laborables, tot i que en època de vacances o festius aquests terminis s’allarguen.
El compte és senzill: si voleu que les invitacions arribin 3 mesos abans del casament, les heu d’encarregar almenys 4 mesos abans. Això us deixa marge per revisar el disseny, aprovar la maqueta i gestionar qualsevol imprevist en la producció o l’enviament.
Com lliurar-les: correu postal vs. lliurament en mà
Un cop teniu les invitacions a punt, toca decidir com fer-les arribar als vostres convidats. Aquí hi ha dues opcions principals, cadascuna amb els seus avantatges.
Enviament per correu postal
És l’opció més pràctica quan teniu molts convidats o quan viuen en diferents ciutats. El correu ordinari funciona bé per a la majoria de casos, però si voleu assegurar-vos que arriben en perfectes condicions i teniu constància del lliurament, podeu optar per correu certificat.
Això sí, l’enviament postal té un cost que heu d’incloure al vostre pressupost. Si teniu 100 convidats i envieu les invitacions per correu ordinari, calculeu entre 70 i 150 euros només en franqueig, depenent del pes i la mida dels sobres.
Lliurament en mà
Lliurar les invitacions personalment és més emotiu i permet compartir un moment especial amb els vostres éssers estimats. És l’opció ideal per a familiars propers i amics que viuen a la mateixa ciutat.
Podeu aprofitar reunions familiars, dinars amb amics o fins i tot organitzar una petita trobada específica per repartir les invitacions. A més de ser més personal, us assegureu que arriben a la seva destinació.
En la nostra experiència a UAUU, moltes parelles combinen ambdós mètodes: lliuren en mà les invitacions a familiars i amics més propers, i envien per correu la resta.
Terminis per a la confirmació d’assistència
Tan important com saber quan enviar les invitacions de casament és establir una data límit clara perquè els convidats confirmin la seva assistència. Aquest termini us permetrà tancar números amb el càtering, ajustar la distribució de taules i gestionar tots els detalls logístics sense presses.
L’habitual és demanar confirmació entre 3 i 4 setmanes abans del casament. Això us dóna temps suficient per fer seguiment dels endarrerits i comunicar el número definitiu de comensals als vostres proveïdors.
Si la data límit és massa ajustada, us arrisqueu a rebre confirmacions fins a l’últim moment i no tindreu marge per organitzar canvis. Si la poseu massa aviat, alguns convidats poden oblidar-se de respondre.
A les invitacions, deixeu clar com poden confirmar: per telèfon, WhatsApp, correu electrònic o a través del vostre web de casament. Com més fàcil els ho poseu, més ràpid rebreu les confirmacions.
I un consell pràctic: reserveu un dia a la vostra agenda, una setmana abans de la data límit, per fer seguiment telefònic o per missatge d’aquells convidats que encara no han confirmat. És normal que alguns es despentin, i un recordatori amable sol ser suficient perquè us responguin.
Errors comuns en enviar les invitacions
Després d’organitzar desenes de casaments a Barcelona, hem vist alguns errors que es repeteixen i que podeu evitar fàcilment:
- Enviar-les massa tard. Si envieu les invitacions amb menys d’un mes d’antelació, molts convidats ja tindran compromisos i no podran assistir. Respecteu els terminis mínims.
- No calcular bé el temps de producció. Encarregar les invitacions amb presses us pot sortir car o forçar-vos a triar dissenys més simples del que volíeu. Planifiqueu amb temps.
- No incloure tota la informació necessària. Adreça completa del lloc, hora d’inici, codi de vestimenta si n’hi ha, i com confirmar assistència. Si falta alguna d’aquestes dades, rebreu trucades i missatges constantment.
- Oblidar posar data límit de confirmació. Si no establiu un termini clar, les confirmacions arribaran de forma caòtica i us serà impossible tancar números a temps.
- No fer seguiment. Alguns convidats s’obliden de confirmar o donen per fet que sabeu que assistiran. Un recordatori amable és necessari.
Consells finals des de la nostra experiència a UAUU
Organitzar un casament implica gestionar molts detalls alhora, i les invitacions són només una part del procés. Des d’UAUU, on acompanyem parelles en l’organització de casaments a Barcelona i Catalunya, us recomanem tractar el tema de les invitacions com una fase del projecte amb els seus propis terminis. Quan enviar les invitacions de casament és clau per tenir clares dates i avisos.
Creeu-vos un calendari amb dates clau: quan encarregar les invitacions, quan revisar-les, quan enviar-les i quan fer seguiment de les confirmacions. Això us ajudarà a portar el control sense estrès.
I si us sentiu desbordats amb la logística, recordeu que comptar amb el suport d’un mestre de cerimònies pot facilitar molt la comunicació amb els convidats, tant abans com durant el dia del casament. A UAUU ens encarreguem que tot flueixi, perquè vosaltres només hàgiu de gaudir.