Después de elegir el diseño perfecto para vuestras invitaciones, llega una pregunta inevitable: ¿cuándo mandar las invitaciones de boda?
El momento en que las enviéis determinará que vuestros invitados puedan organizarse con tiempo, reservar la fecha y confirmar su asistencia sin agobios.
En UAUU llevamos años organizando bodas en Barcelona y Cataluña, y hemos comprobado que acertar con el timing de boda marca la diferencia entre una organización fluida y una carrera contrarreloj de última hora.
Plazo estándar: ¿cuánto tiempo antes se envían las invitaciones de boda?
La regla general es clara: las invitaciones de boda se envían entre 2 y 3 meses antes de la fecha del enlace. Este margen permite que los invitados apunten el día en su agenda, se organicen para asistir y, lo más importante, os confirmen si estarán presentes.
Dos meses es tiempo suficiente para que la mayoría de personas gestionen sus compromisos laborales, coordinen el cuidado de sus hijos si es necesario y planifiquen qué ponerse. Tampoco es tanto tiempo como para que la invitación caiga en el olvido o se traspapele entre correo y facturas.
Ahora bien, este plazo funciona cuando la mayoría de invitados viven en la misma ciudad donde se celebra la boda o en localidades cercanas. Si vuestra situación es diferente, los plazos cambian.
Bodas con invitados que deben desplazarse
Cuando organizáis una boda en Barcelona y parte de vuestros invitados viven en otras comunidades autónomas o en el extranjero, necesitáis ampliar el margen. En estos casos, lo recomendable es enviar las invitaciones entre 4 y 6 meses antes de la celebración.
¿Por qué tanto tiempo? Vuestros invitados tendrán que buscar vuelos o billetes de tren, reservar alojamiento y probablemente pedir días libres en el trabajo. Cuanto antes reciban la invitación, más opciones tendrán de encontrar precios razonables y fechas disponibles.
Para bodas de destino —aquellas en las que tanto vosotros como la mayoría de invitados debéis desplazaros a una localización especial—, el plazo ideal se alarga aún más. En esos casos, 6 meses es el mínimo recomendable.
Un recurso útil en estas situaciones es el save the date, que podéis enviar entre 8 y 10 meses antes. Así avisáis de la fecha con mucha antelación, y más adelante enviáis la invitación formal con todos los detalles.
Si celebráis vuestra boda en julio, agosto o durante el puente de diciembre, tened en cuenta que muchos de vuestros invitados ya tienen planes de vacaciones o compromisos familiares. En temporada alta, el consejo es adelantar el envío al menos un mes más de lo habitual.
Una boda en pleno verano requiere que las invitaciones se envíen con 3 o 4 meses de antelación, para que los invitados puedan encajar vuestro enlace en su calendario de vacaciones. Lo mismo ocurre con bodas en Navidad o fechas cercanas a festivos importantes.
En nuestra experiencia en UAUU, las parejas que organizan bodas en verano y envían las invitaciones en marzo o abril obtienen un índice de confirmación mucho más alto que aquellas que esperan hasta mayo o junio.
Diferencia entre save the date e invitación formal
Muchas parejas confunden estos dos elementos o creen que solo necesitan uno. En realidad, cumplen funciones distintas y se envían en momentos diferentes.
El save the date es un aviso previo, informal, que simplemente comunica la fecha y el lugar aproximado de la boda. Suele enviarse entre 6 y 10 meses antes, especialmente cuando hay muchos invitados que deben desplazarse o cuando la boda cae en temporada alta. No hace falta que incluya todos los detalles ni que tenga un diseño tan trabajado como la invitación formal.
La invitación formal, por su parte, llega después y contiene toda la información necesaria: hora exacta, dirección completa del lugar de celebración, código de vestimenta si lo hay, y tarjeta de confirmación de asistencia. Esta es la que se envía en el plazo estándar de 2 a 3 meses antes.
Usar ambos elementos es especialmente útil cuando organizáis una boda grande con invitados de diferentes procedencias. El save the date permite que reserven la fecha con mucha antelación, y la invitación formal llega cuando ya tenéis todos los detalles cerrados.
Cuándo encargar las invitaciones: producción y envío
Decidir cuándo mandar las invitaciones de boda implica también calcular el tiempo de producción. No basta con saber cuándo queréis que lleguen a las manos de vuestros invitados; debéis contar hacia atrás desde esa fecha para encargarlas a tiempo.
El proceso de producción de invitaciones suele llevar entre 2 y 4 semanas, dependiendo del diseño, el tipo de papel y si incluís elementos como relieve, lacre o sobres forrados. Si optáis por invitaciones personalizadas o con acabados especiales, el plazo puede alargarse hasta 6 semanas.
A esto debéis sumar el tiempo de envío si mandáis las invitaciones por correo postal. En España, el correo ordinario puede tardar entre 3 y 7 días laborables, aunque en época de vacaciones o festivos estos plazos se alargan.
La cuenta es sencilla: si queréis que las invitaciones lleguen 3 meses antes de la boda, debéis encargarlas al menos 4 meses antes. Esto os deja margen para revisar el diseño, aprobar la maqueta y gestionar cualquier imprevisto en la producción o el envío.
Cómo entregarlas: correo postal vs. entrega en mano
Una vez que tenéis las invitaciones listas, toca decidir cómo hacerlas llegar a vuestros invitados. Aquí hay dos opciones principales, cada una con sus ventajas.
Envío por correo postal
Es la opción más práctica cuando tenéis muchos invitados o cuando viven en diferentes ciudades. El correo ordinario funciona bien para la mayoría de casos, pero si queréis aseguraros de que llegan en perfectas condiciones y tenéis constancia de la entrega, podéis optar por correo certificado.
Eso sí, el envío postal tiene un coste que debéis incluir en vuestro presupuesto. Si tenéis 100 invitados y enviáis las invitaciones por correo ordinario, calculad entre 70 y 150 euros solo en franqueo, dependiendo del peso y el tamaño de los sobres.
Entrega en mano
Entregar las invitaciones personalmente es más emotivo y permite compartir un momento especial con vuestros seres queridos. Es la opción ideal para familiares cercanos y amigos que viven en la misma ciudad.
Podéis aprovechar reuniones familiares, comidas con amigos o incluso organizar un pequeño encuentro específico para repartir las invitaciones. Además de ser más personal, os aseguráis de que llegan a su destino.
En nuestra experiencia en UAUU, muchas parejas combinan ambos métodos: entregan en mano las invitaciones a familiares y amigos más cercanos, y envían por correo el resto.
Plazos para la confirmación de asistencia
Tan importante como saber cuándo mandar las invitaciones de boda es establecer una fecha límite clara para que los invitados confirmen su asistencia. Este plazo os permitirá cerrar números con el catering, ajustar la distribución de mesas y gestionar todos los detalles logísticos sin prisas.
Lo habitual es pedir confirmación entre 3 y 4 semanas antes de la boda. Esto os da tiempo suficiente para hacer seguimiento de los rezagados y comunicar el número definitivo de comensales a vuestros proveedores.
Si la fecha límite es demasiado ajustada, os arriesgáis a recibir confirmaciones hasta el último momento y no tendréis margen para organizar cambios. Si la ponéis demasiado pronto, algunos invitados pueden olvidarse de responder.
En las invitaciones, dejad claro cómo pueden confirmar: por teléfono, WhatsApp, email o a través de vuestra web de boda. Cuanto más fácil se lo pongáis, más rápido recibiréis las confirmaciones.
Y un consejo práctico: reservad un día en vuestra agenda, una semana antes de la fecha límite, para hacer seguimiento telefónico o por mensaje de aquellos invitados que aún no han confirmado. Es normal que algunos se despisten, y un recordatorio amable suele ser suficiente para que os respondan.
Errores comunes al enviar las invitaciones
Después de organizar decenas de bodas en Barcelona, hemos visto algunos errores que se repiten y que podéis evitar fácilmente:
- Enviarlas demasiado tarde. Si mandáis las invitaciones con menos de un mes de antelación, muchos invitados ya tendrán compromisos y no podrán asistir. Respetad los plazos mínimos.
- No calcular bien el tiempo de producción. Encargar las invitaciones con prisas os puede salir caro o forzaros a elegir diseños más simples de lo que queríais. Planificad con tiempo.
- No incluir toda la información necesaria. Dirección completa del lugar, hora de inicio, código de vestimenta si lo hay, y cómo confirmar asistencia. Si falta alguno de estos datos, recibiréis llamadas y mensajes constantemente.
- Olvidar poner fecha límite de confirmación. Si no establecéis un plazo claro, las confirmaciones llegarán de forma caótica y os será imposible cerrar números a tiempo.
- No hacer seguimiento. Algunos invitados se olvidan de confirmar o dan por hecho que sabéis que asistirán. Un recordatorio amable es necesario.
Consejos finales desde nuestra experiencia en UAUU
Organizar una boda implica gestionar muchos detalles a la vez, y las invitaciones son solo una parte del proceso. Desde UAUU, donde acompañamos a parejas en la organización de bodas en Barcelona y Cataluña, os recomendamos tratar el tema de las invitaciones como una fase del proyecto con sus propios plazos. Cuándo mandar las invitaciones de boda es clave para tener claras fechas y avisos.
Crearos un calendario con fechas clave: cuándo encargar las invitaciones, cuándo revisarlas, cuándo enviarlas y cuándo hacer seguimiento de las confirmaciones. Esto os ayudará a llevar el control sin agobios.
Y si os sentís desbordados con la logística, recordad que contar con el apoyo de un maestro de ceremonias puede facilitar mucho la comunicación con los invitados, tanto antes como durante el día de la boda. En UAUU nos encargamos de que todo fluya, para que vosotros solo tengáis que disfrutar.